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Ce qu'on nomme urgence, bien qu'elle commande une réaction rapide, n'est peut-être pas très importante en regard du projet global. Voilà pourquoi vous devriez toujours vous interroger avant d'y acquiescer sur un coup de tête. À titre d'exemple: il manque des crayons dans l'armoire de fournitures. Vos collègues ne peuvent pas prendre de notes durant votre réunion. Est-ce à vous d'y remédier? Pas certain… À l'inverse, si un problème survient lors de l'implantation d'une solution numérique. Dépêchez-vous d'y parer, parce qu'ici, vous êtes face à une véritable urgence! Urgence importance d une tache rouge. Ce qui est important On oppose généralement à ce qui est urgent ce qui est important. La raison est simple. Un évènement, une tâche ou un dossier sont considérés comme importants lorsqu'ils se rattachent à vos fonctions et à vos responsabilités. Autrement dit, ce qui est important se détermine par l'impact que cette tâche peut avoir sur vos objectifs, mais aussi par la valeur ajoutée qu'elle confère à vos projets. En ce sens, une urgence demeure quelque chose de relatif et possible, alors que l'importance s'impose comme une nécessité.
La méthode Eisenhower La méthode Eisenhower (ou matrice Eisenhower), du nom du président américain, Dwight Eisenhower, est un outil d'analyse permettant de définir le degré d'urgence d'une tâche. Urgence importance d une tache sur. C'est un outil très utile pour maximiser sa productivité, notamment pour faire des choix, lorsque tout semble prioritaire. Cette méthode de gestion des priorités prend en compte plusieurs critères: Important et urgent: à traiter en priorité Il s'agit d'une tâche qui nécessite un traitement immédiat A faire soi-même Par important, on parle ici d'éléments à traiter ayant un impact direct sur la réalisation de ses objectifs principaux: Opportunités commerciales Demande expresse de votre patron Problèmes techniques (panne de courant) L'urgence définie quelque chose qui ne peut pas attendre. Important mais non urgent Tâche importante mais non prioritaire Tâche à réaliser juste après une priorité Non important mais urgent A traiter immédiatement après les tâches importantes mais non urgentes Tâche pouvant être déléguée à quelqu'un Ni important ni urgent Tâche qui n'a pas d'impact direct sur la réalisation de ses objectifs Savoir hiérarchiser une tâche en fonction de son importance est un précieux atout, notamment pour mieux gérer son temps.
/ Publié le 31 juillet 2014 à 09h55, mis à jour le 3 octobre 2016 à 11h04 Lorsqu'on gère ses tâches, il est important de différencier les tâches urgentes et les tâches importantes. Deux adjectifs à ne surtout pas confondre! Dwight David Eisenhower, 34ème Président des États-Unis, aurait un jour déclaré à ce propos: « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. » Nous allons voir comment les tâches peuvent être gérées en se basant sur une méthode efficace qui porte son nom, la matrice d'Eisenhower. Le principe est assez simple. On considère que les tâches peuvent être urgentes et importantes, non-urgentes mais importantes, urgentes mais non-importantes, ou ni urgentes ni importantes. Distinguer ces 4 types de tâches est essentiel. La matrice d'Eisenhower permet de classer ses différentes tâches pour mieux les prioriser. Qu'est-ce que la matrice Urgent-Important et comment l'utiliser - Vert Caméléon. Elle comprend 4 zones, l'idée est de répertorier les tâches selon leur importance et leur urgence au sein de cette matrice. Voici quelques exemples de classements selon la matrice d'Eisenhower.
2. Divisez vos priorités en zones Les priorités sont divisées en quatre quadrants ou zones. Celles-ci sont la zone critique, la zone de planification, la zone d'action et la zone inefficace. On approche chaque zone différemment afin de vaincre le stress créé par une grande quantité de travail. a. La zone inefficace Les tâches inefficaces sont ni urgentes, ni importantes. Il est approprié de les laisser jusqu'à ce que vous ayez un moment plus détendu. Faire une tâche dans cette zone lorsqu'il y en a dans les trois autres zones est une mauvaise gestion du temps. b. La zone d'action Cette zone est caractérisée par ce qui est urgent mais pas important. Ces tâches doivent être faites rapidement et ont tendance à être faciles, routinières. Lorsqu'elles sont finies à temps, elles ne posent pas de problème. En revanche, si elles sont constamment ignorées, elles s'accumulent et sont un fardeau. c. Prioriser l'importance sur l'urgence avec la Matrice Eisenhower. La zone de planification Cette zone contient ce qui est urgent mais pas très important. Les tâches sont planifiées et une stratégie aide à les mettre en action.
À l'inverse quand c'est vous qui écrivez un mail avec des demandes, prenez soin d'assigner une tâche à chaque personne ou d'envoyer des mails avec un destinataire unique. En résumé dans cet article nous avons vu que nous faisons bien souvent des tâches inutiles et qu'il est important de s'assurer que c'est bien à nous de le faire mais aussi de mesurer le niveau d'urgence ou d'importance de la demande. Je vais finir par un proverbe de Paolo Coelho: « Lorsque vous dites oui aux autres, assurez-vous que vous ne dites pas NON à vous-même. ». Si vous souhaitez aller plus loin et que vous vous demandez comment mieux gérer votre temps, n'hésitez pas à lire cet article dans lequel je vous explique « Comment gagner une heure par jour ». Gestion des priorités au travail : quelques méthodes – CNFCE. Yann