L'ordre du jour d'une réunion mensuelle ordinaire du CE de la DUP est un document écrit (papier voire numérique mais susceptible d'être imprimé). Il récapitule l'ensemble des questions et informations/consultations évoquées et débattues en réunion et donnant éventuellement lieu à vote et/ou décision et/ou délibération et/ou formulation d'un avis par le CE de la DUP. La présentation et la rédaction de l'ordre du jour d'une réunion ordinaire de CE: indiquent clairement les questions et informations/consultations qu'il relate; présente l'ordre/la chronologie de traitement à observer et suivre au cours de la réunion. Seules les questions et informations/consultations inscrites à et dans l'ordre du jour peuvent être valablement évoquées, abordées et débattues en réunion. La rédaction et la transmission d'un ordre du jour sont des obligations dont le respect est impératif. À défaut, l'employeur s'expose à des sanctions dont l'annulation de la réunion et de toutes les délibérations et/ou avis et/ou décisions ayant pu être formulés et/ou pris par le CE ainsi que des poursuites pénales au titre du délit d'entrave (article L2328-1 du Code du travail).
relisez et/ou faites relire votre ordre du jour et l'envoyer au moment adéquat (au minimum 1 semaine avant la réunion - attention, certaines réunions très formelles requierent un délai légal ainsi qu'une procédure de convocation spécifique). respectez votre planning le jour J! A noter Si certains invités externes à votre entreprise ont un rôle primordial et ne sont pas connus de tous les participants, prévoyez un temps en début de séance afin qu'ils puissent se présenter et soignez leur venue. En cas de réunion de dernière minute - ça arrive parfois, une fois tous les participants réunis, faites un tour de table pour que chacun présente rapidement le sujet qu'il doit aborder et déterminez l'horaire de fin de votre entrevue afin de cadrer les choses dès le départ. Prenez des notes et envoyez un compte-rendu à tous les participants afin que chacun puisse garder une trace de ce qui s'est dit lors de cette rencontre. Exemple d'ordre du jour Téléchargez notre modèle d'ordre du jour au format word ou pdf.
spécifiez le lieu ainsi que la date et l'horaire précis (heure de début ET de fin) de la rencontre. présentez succinctement les participants: qui (collègues, fournisseurs, avocats, etc. ), pourquoi (fonction et rôle de chacun lors de cette réunion). citez chronologiquement tous les items qui seront abordés pendant cette entrevue, avec, pour chacun, le temps lui étant imparti. Au préalable, vous aurez bien sûr prévenu chaque intervenant et lui aurez demandé le temps qu'il estime nécessaire à la présentation de son sujet. Il n'est pas ici question de détailler chaque élément, mais bien de le définir très succinctement. définissez l'objectif de chaque point abordé. aménagez quelques pauses qui pourront également être utilisées en cas de débats plus longs qu'initialement prévu - dans la limite du raisonnable! prévoyez un temps supplémentaire en fin de réunion pour les éventuelles questions et/ou l'organisation d'une prochaine entrevue. assurez-vous que les intervenants valident votre ordre du jour et qu'ils n'ont pas d'autres sujets à aborder lors de cette rencontre.
L'ordre du jour d'une réunion est souvent utilisé dans divers occasions tels que les réunions du conseils d'administrations dans les grades entreprises, les conférences, les réunions d'associations, etc. Le format d'ordre du jour dépend de l'objet de la réunion et de son résultat - il peut donc être complexe et détaillé ou aussi simple qu'une liste des sujets abordés. Par exemple l'ordre du jour d'une réunion de travail sera bien différent de celui d'une association sportive. Ci-dessous, vous trouverez à la fois un modèle d'ordre du jour de réunion formelle que celui pour une réunion informelle. Ces modèles gratuits d'ordre du jour de réunion peuvent être édités en utilisant PDF Expert - le meilleur éditeur de PDF pour Mac. Modèle d'ordre de jour de réunion informelle Un ordre de jour de réunion informelle peut être utilisé pour tout type de réunion qui se tient de manière décontractée. Que ce soit des des réunions qui ont lieu le weekend, ou des réunions d'association, etc. L'ordre du jour informel est beaucoup moins complexe par rapport au format d'un ordre du jour de réunion professionnelle, car il contient beaucoup moins d'informations et est beaucoup plus pratique à utiliser.
L'efficacité d'une réunion se travaille en amont avec la rédaction d'un ordre du jour soigné. Faute de quoi, tout le monde ressort frustré, agacé, voire dépité d'avoir perdu autant de temps pour pas grand chose au final. Aussi, dès lors que l'on parle réunion, productivité rime avec ordre du jour préparé, pensé, rédigé et partagé au préalable! Ce, afin d'éviter le trop fréquent syndrome de réunionite stérile aiguë... Qu'est-ce qu'un ordre du jour? Globalement, cet outil est une invitation à participer à une rencontre avec d'autres personnes soigneusement nommées et présentées, en un lieu, à une date et un horaire spécifiques, sur un thème précisé, le tout accompagné d'un programme succinct des réjouissances. Trop souvent sous-estimé, un ordre du jour efficace et bien articulé est la clé de succès d'une réunion. Il définit un cadre aux discussions, prépare chacun à ce qui va être dit et dessine les objectifs attendus à l'issue de la rencontre. Par ailleurs, les participants prennent conscience de la valeur de leur présence, donnant ainsi davantage de sens encore à leur mission.