Chaque copropriétaire qui a déjà assisté à une assemblée générale de copropriété a dû signer la feuille de présence en début de séance (avant ou après la désignation du président d'assemblée générale). Les copropriétaires retardataires, ont également dû la signer en mentionnant de préférence l'heure d'arrivée. De même, il est fondamental qu'un copropriétaire qui quitte l'assemblée générale en pleine séance indique sur la feuille de présence, l'heure de son départ. Ni la loi, ni le décret ne prévoit qui doit tenir cette feuille de présence, la pratique confortée par la jurisprudence ont alors précisé que le syndic pouvait établir cette feuille de présence. Cette feuille de présence peut être tenue sur un format papier ou un format électronique. La tenue de la feuille de présence revêt une importance cruciale en ce qu'elle assure la régularité de l'assemblée générale et permet d'être un garde-fou au procès-verbal de l'assemblée générale. La présence de la feuille de présence est exigée sous peine de nullité, cela signifie que son absence est un motif d'annulation de l'assemblée générale.
Ensuite, l'émargement d'une feuille de présence permet de constater que le nombre de membres présents est suffisant pour poursuivre l'AG si les statuts de l'association définissent un quorum. Enfin, le président de séance lit l'ordre du jour et ouvre les débats qui finissent par faire l'objet d'un vote (à la majorité simple, à la majorité absolue, à la majorité renforcée ou à l'unanimité). L'assemblée générale de l'association: comment rédiger le procès-verbal? Bien que la rédaction du procès-verbal (PV) de l'assemblée générale ne soit pas une obligation légale, les statuts de votre association peuvent l'imposer. Le procès-verbal est d'ailleurs vivement recommandé pour prouver le vote de l'ensemble des décisions adoptées pendant l'assemblée générale. A noter qu'un procès-verbal incomplet peut entraîner l'annulation de l'AG et des décisions qui y ont été prises. En plus de l'identité de l'association et du nom de l'auteur, pensez à bien y indiquer le nombre de membres présents et représentés, l'ordre du jour, un résumé de chaque sujet abordé, les résolutions qui ont fait l'objet d'un vote, le résultat détaillé du scrutin ainsi que le nom, la qualité et le paraphe des signataires.
Organiser une assemblée générale est un rituel obligatoire pour la bonne gestion d'une association, mais vous ne savez ni quel type d'assemblée générale organiser pour votre association ni comment l'organiser? Comment s'y prendre, dans quel cas, qui doit s'en occuper, dans quels délais, autant de questions auxquelles cet article se propose de répondre et vous permettre d'y voir plus clair. L'assemblée générale de l'association: qu'est-ce que c'est exactement? Moment clé de la vie de l'association, l'assemblée générale (AG) est l'organe de décision le plus élevé au sein de votre association. Essentielle à la bonne gestion de l'association, l'AG vous permet d'échanger avec les membres de l'association autour de l'activité de l'année passée et de l'activité de l'année à venir. Comment savoir s'il faut organiser une assemblée générale ordinaire ou une assemblée générale extraordinaire? Après avoir organisé l' assemblée constitutive de l'association, étape cruciale pour la création de votre association, vous allez devoir, dans le courant de la vie de votre association, organiser et savoir faire la différence entre les assemblées générales ordinaire (AGO) et extraordinaire (AGE).
Lors de l'AGO, il s'agit de prendre des décisions pour la gestion courante de l'association, comme par exemple, l'élection des membres du conseil d'administration, l'approbation des comptes annuels, la validation du rapport moral du président ou l'achat ou la vente d'un bien immobilier. Lors de l'AGE, il s'agit de prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l'avenir de l'association, comme c'est le cas de l'élection d'un nouveau président ou de la dissolution de l'association. L'assemblée générale de l'association: qui est responsable de son organisation? Ce sont les statuts de votre association qui désignent la personne chargée de l'organisation de l'assemblée générale de l'association. Le plus souvent, il s'agit d'un membre du bureau (président, secrétaire, trésorier…) ou du conseil d'administration, mais les dispositions statutaires ou le règlement intérieur peuvent désigner une proportion des membres de l'association (par exemple le dixième ou le quart).