Expérience personnalisée Notre solution de gestion et réservation de salles de réunion est simple d'utilisation et s'adapte à vos besoins. Que vous soyez une multinationale ou une PME, Hamilton Meeting se déploie en harmonie avec votre environnement et vos enjeux. Facturation Hamilton Meeting, vous permet de tracer les commandes de prestations et de services directement au sein de l'application gestion de salles. Chaque demande peut être attribuée au collaborateur ou au centre de coût approprié pour opérer une facturation en toute transparence. "Hamilton Meeting répond pleinement à nos attentes. Les utilisateurs bénéficient d'un outil simple et intuitif permettant de gérer toutes les prestations associées à la réservation de salles de réunion. La solution s'intègre parfaitement à nos systèmes et apporte une vraie valeur ajoutée à notre espace de travail. " Hubert Cordier, AGMM
Il suffit pour cela de passer par l'outil "Calendrier" de l'interface. Celui-ci possède les fonctionnalités basiques de la réservation de salles. Il souffre pourtant de désavantages qui compliquent la vie des entreprises qui s'en servent au quotidien. Utiliser Outlook pour réserver des salles de réunion: les fonctionnalités utiles Passer par le calendrier Outlook pour la gestion des salles de réunion permet de profiter de plusieurs outils pertinents: avec l'aide à la planification des réunions, l'utilisateur visualise les disponibilités de tous les invités; c'est ce même outil qui va permettre d'ajouter une salle de réunion. Office 365 permet aussi d'envoyer des invitations email groupées et d'automatiser les rappels de réunion et les confirmations de présence. Les points faibles d'Office 365 qui peuvent gêner les entreprises Outlook peut suffire aux structures qui utilisent un nombre restreint de salles de réunion, ou de façon occasionnelle. Pour les entreprises de tailles plus conséquentes qui ont un important portefeuille de salles à exploiter, Office 365 peut néanmoins vite s'avérer insuffisant.
Gestion des tarifs forfaitaires ou horaires Gestion de plusieurs taux de TVA Tableaux de coûts sur des périodes données avec exports Excel Connaissances des coûts par salle, bénéficiaire, période, etc... Gestion du multitarif Etablissement des devis Gestion des visiteurs Les participants externes aux réunions sont attendus à l'accueil Les personnes de l'accueil peuvent gérer les arrivées et les départs des invités Les invités reçoivent des invitations ics grâce aux workflows associés. Enregistrement des personnes non-reliées à une réservation de salle Historisation des visiteurs Edition des badges Les points techniques Nous proposons un certains nombres d'intégration et de passerelle pour faciliter au quotidien l'usage de l'application. Offre SaaS Passerelle LDAP Add-in outlook 365 SSO Intégration Microsoft TEAMS Un logiciel de gestion de salles est un outil informatisé qui permet de gérer facilement les réservations de salles et bureaux au sein d'une entreprise. Celui-ci donne accès à un planning centralisé sur lequel tout utilisateur peut réserver en ligne une salle et un créneau.
– Si votre entreprise est équipée de capteurs de présence, l'application déterminera en temps réel la disponibilité de chaque salle. – Le personnel d'accueil peut se voir accorder un accès au logiciel afin d'enregistrer les identités des visiteurs, imprimer un badge, et les guider. – Si votre entreprise est dotée d'écrans, ils pourront afficher si la pièce est occupée, par qui et jusqu'à quand. – Enfin les meilleurs applications métiers s'intègrent aussi à votre CRM préféré, que ce soit Microsoft, HubSpot, ou Zoho. reservation de salle réunion Pourquoi se doter d'un logiciel de salle de réunion? Une application pour gérer les salles et les réunions simplifie la vie des entreprises, mais c'est aussi et surtout un gain de temps appréciable (70% des collaborateurs passent en moyenne 15 minutes à chercher un espace de travail) ainsi qu'une source d'économie (pour une entreprise de 100 personnes il est estimé que 300. 000 dollars sont consacrés à la recherche, chaque année, d'une salle de réunion) C'est aussi, indirectement, un moyen d'augmenter la qualité de vie au travail de vos salariés ainsi que la productivité de vos équipes, car ils perdront moins de temps à chercher un lieu pour se réunir et plus de temps à travailler.
Simplification des réservations de salles de réunions et services associés Kiosque Avec son grand écran interactif, il est idéal pour les zones à forte fréquentation. Connecté à l'IoT, il affiche l'occupation en temps réel sur les plans d'étage et permet de réserver instantanément des salles, des services et des tickets. Application mobile Plus qu'une simple application de réservation de salles, cet assistant numérique facilite la réservation des locaux et des services (parmi lesquels la restauration). Signalez les problèmes, évaluez les espaces ou trouvez un collaborateur et l'espace adéquat pour le voir. Affichage sur les salles Idéal pour réserver des espaces et des services au dernier moment. Ces écrans tactiles joliment conçus se connectent à l'IoT et permettent aux utilisateurs du bâtiment de tirer pleinement parti de ses installations. Web Réservez des espaces, des services et des équipements en même temps et en toute simplicité. Renforcez l'autonomie des employés grâce au libre-service et à des fonctionnalités avancées pour les réservations plus complexes.
Affichage dynamique Communiquez grâce à votre tablette en configurant une boucle de veille / d'affichage dynamique. Cette boucle d'affichage dynamique peut s'interrompre sur évènement tactile et qui redémarre automatiquement après un temps d'inactivité. Vous pouvez ainsi diffusez de l'information corporate à vos collaborateurs/visiteurs, messages d'alerte diffusés en temps réel… Gestion centralisée Grâce aux fonctionnalités de notre solution de Mobile Device Management intégrée, administrez vos tablettes à distance: mise à jour, surveillance, alarmes, inventaires… Gérez plusieurs sociétés avec un seul serveur Meeting4Display Meeting4Display propose une architecture multi-tenant, permettant de gérer plusieurs sociétés à partir d'un même serveur. L'administration de la plateforme est simplifiée proposant une interface pour l'intégrateur et une interface pour le client. Meeting4Display simplifie la configuration et la maintenance de l'intégralité des sociétés clientes, et permet à un intégrateur de créer sa propre solution SAAS ou à un administrateur d'une société de gérer plusieurs entités de son groupe.
Cela vous permettra de mieux orienter votre offre de services; Une traçabilité des commandes de prestations et de services directement au sein de l'application gestion de salles; etc.