La note de cadrage permet une meilleure coordination entre les équipes et par conséquent une bonne exécution du projet commence. Les parties concernées par la note de cadrage La note de cadrage est rédigée en général par l e chef de projet au profit de tous les participants (équipes, direction…), pour expliciter leurs rôles, favoriser leur assimilation et augmenter leur taux d'engagement vis-à-vis du projet. Ce document met entre leurs mains des réponses pertinentes sur les différentes questions qui peuvent se poser en pré lancement ou même lors de la réalisation dudit projet pour un avancement sûr et une organisation optimale. Les composants de base de la note de cadrage La note de cadrage permet de contextualiser le projet dans sa totalité en prenant en considération tous les intrants. Elle contient des informations sur la problématique existante qui a donné naissance au projet et sur la base de laquelle des objectifs à court et à moyen terme sont fixés. Ce document doit également recenser tous les moyens matériels ainsi que les ressources disponibles, sans oublier le triptyque ''coût, délai et qualité''.
Proposer votre méthode de gestion documentaire ou adopter celle du client. ☐ En vous inspirant du template de note de cadrage, lister l'ensemble des livrables que vous allez délivrer, phase par phase. ☐ Identifier en amont ou avec votre client les principales dépendances pour la production de vos livrables. ☐ Identifier les livrables que vous possédez à ce jour et ceux à produire pour les modules à venir. ☐ Proposer votre méthode de gestion documentaire ou adopter celle du client. ☐ Présenter des exemples de livrables pour les documents les plus critiques. L'identification des livrables va permettre à votre client de se projeter dans le projet et de clarifier le contexte de votre intervention. Utilisez des mots simples et décrivez de manière synthétique l'objectif de chaque livrable. Dans cette phase de cadre, il est essentiel d'anticiper l'ensemble des risques liés au projet. Vous devez mettre en place les conditions de réussite du projet ainsi que les contraintes organisationnelles qui en résultent.
Le plus souvent, la note de cadrage est rédigée afin de préparer une réunion de cadrage regroupant le commanditaire du projet et la ou les personnes chargées d'assurer sa réalisation. La note de cadrage sert alors de base à la discussion et aide les différentes parties au projet à s'accorder pour travailler ensemble selon des règles, une organisions et des objectifs communs. Exemple: dans le cadre d'un projet à réaliser pour le compte d'un client de l'entreprise, la note de cadrage rédigée ou revue à la suite de la réunion de cadrage permettra de fixer avec ce client les objectifs primordiaux, la ou les priorités dans les différents aspects du projet et l'affectation du budget, l'organisation souhaitée par le client, et les risques à surveiller. La note de cadrage peut aussi être utilisée dans l'entreprise pour communiquer autour d'un projet, le faire connaître ou solliciter des avis. Le plus souvent, une note de cadrage est diffusée afin de faire prendre connaissance aux salariés concernés d'un projet de l'entreprise.
Faites le point sur votre projet avant de rédiger votre note de cadrage Avant de vous lancer dans la rédaction de votre note de cadrage, commencez par faire le point concernant votre projet. En effet, peut-être aurez-vous besoin de quelques renseignements ou précisions pour pouvoir bien cerner ses enjeux et les attentes de votre employeur et/ou de votre client avant de vous attaquer à la rédaction proprement dite. Formulez clairement votre projet au brouillon, son titre et inscrivez ensuite, en quelques lignes, en quoi consiste celui-ci. Cet exercice tout simple vous amènera automatiquement à mettre l'accent sur les consignes ou les contraintes les plus importantes. Exemples de titre de projet: mise en place d'un système automatique de gestion de la présence du personnel, création d'un nouveau format de contenu. Exemple de formulation: le projet consiste à organiser l'installation et l'utilisation de badgeuse à puces par les XX salariés de l'entreprise XX avec une utilisation prévue pour le XX/XX/XX et un budget de XX euros.
Fiche ressource 4 - Les documents du projet 1. Le cahier des charges Le cahier des charges doit être établi à la fin de la phase d'avant-projet, si la décision de lancer le projet est prise. Le cahier des charges est un document décrivant, de la façon la plus précise possible, ce qui est attendu du maître d'œuvre (chef de projet) par le maître d'ouvrage. Le cahier des charges doit contenir tous les éléments permettant au maître d'œuvre de juger de la taille du projet et de sa complexité afin d'être en mesure de proposer des solutions adaptées en termes de coût, de délai, de ressources humaines et d'assurance qualité. Un cahier des charges n'est pas nécessairement statique. Son contenu peut être modifié au cours du projet, même si, normalement, tout devrait être défini dès le début, sur la base d'un « contrat » accepté par les deux parties (maître d'ouvrage et maître d'œuvre). Exemple de contenu de cahier des charges (éléments principaux) ▶ Contexte Un cahier des charges commence généralement par une section décrivant le contexte, c'est-à-dire notamment le positionnement stratégique du projet.
2 Présentation du descriptif du projet (proposition d'un modèle) Document descriptif du projet 1 – Présentation du projet 1. 2 – Historique du projet 1. 3 – Analyse de la situation 2 – Stratégie 3 – Contextes du projet 4 – Objectifs du projet 4. 2 – Objectifs spécifiques 5 – Actions engagées – Échéancier (programmation) 6 – Budget 7 – Contraintes 8 – Les acteurs concernés par le projet • Maître d'ouvrage: • Responsable de l'exécution du projet (chef de projet): • Autres participants à l'exécution du projet: 9 – Les partenaires du projet et leur rôle 10 – Calendrier de réalisation du projet (programmation) • Date du début de l'exécution: • Durée d'exécution du projet: • Date prévisionnelle de fin de l'exécution: 4. Le rapport d'étape (ou rapport d'avancement) L'objectif du rapport d'étape est de permettre aux acteurs du projet de bien comprendre l'évolution du projet. Dans ce document, on doit notamment retrouver les éléments permettant de contrôler l'état d'avancement des travaux; le rapport d'étape précise comment le projet évolue par rapport à la planification prévue au regard des échéances, des coûts et des objectifs.
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