La communication peut se faire directement auprès des intervenant ou lors des instances de gouvernance (réunion de coordination, comité projet, comité de pilotage, etc. ) Dans le cas de projets complexes, il est souvent plus efficace de communiquer sur le respect des différents jalons du projet (atteinte des objectifs calendaires). L'outil que je vous conseille d'utiliser est le Diagramme Temps-Temps qui permet de représenter graphiquement et simplement les dérives des jalons des différents projets. Cet outil permet en plus de garder un historique des dates des jalons et donc de communiquer sur les écarts par rapport à la dernière réunion d'avancement de projet. Pour être totalement efficace, il doit être accompagné par un « Change log » qui lui référence l'ensemble des changements calendaires impactant le projet. Ainsi tout écart sur les jalons du planning peut être facilement expliqué. Le diagramme Temps-Temps se présente de la façon suivante: les deux axes sont des échelles de temps.
Le diagramme temps-temps est un moyen synthétique d'afficher l'état de santé du projet sur le volet des délais. Il peut être élaboré lors de la réunion d'avancement, avec l'ensemble de l'équipe de projet. Il concrétise visuellement les décisions collectives et les engagements de chacun vis-à-vis des délais. Il est utilisable à la fois pour un projet mais aussi en multi projet: la date de fin prévue pour chaque projet est affichée. Les projets en retard sont alors particulièrement mis en exergue. Afficher l'état de santé des délais du projet Pourquoi l'utiliser? Objectif Le diagramme temps-temps permet de: garder la trace des prévisions passées; conserver les dates réelles de passage des jalons précédents, et les écarts de délais par rapport aux prévisions initiales; afficher les informations de dates prévisionnelles pour les jalons à venir; mettre en avant les moments du projet où les changements de délais prévisionnels ont eu lieu. Contexte Ce diagramme est établi en utilisant les données issues de la maîtrise des délais.
Je discutais avec un responsable de projets récemment qui devait refondre son reporting. Quand il m'a parlé de diagramme temps-temps, j'ai réagis: très peu d'entreprises l'utilisent, alors que c'est magique! C'est magique car cette représentation apporte: Une visualisation des jalons majeurs d'un projet; Un tableau de bord restreint au stricte nécessaire (les jalons); Un outil de pilotage des délais, simple et efficace; Un outil de reporting et de management visuel du projet; Une anticipation des retards potentiels des jalons futurs. « Alors, comment ça marche? » Le chef de projet choisit les jalons majeurs de son projets. Il est bien question de jalons majeurs et non de toutes les activités de son planning ici! Puis, il va suivre l'évolution de la date prévisionnelle d'atteinte des jalons. Jusqu'ici, rien que de très normal. Le diagramme se présente avec en abscisse le temps qui passe (et notamment, les dates auxquelles sont faites les réestimations des dates des jalons), et en ordonnée les dates prévisionnelles d'atteinte des objectifs.
La magie du diagramme temps-temps, c'est: Une visualisation des jalons majeurs d'un projet; Un tableau de bord restreint au stricte nécessaire (les jalons); Un outil de pilotage des délais, simple et efficace; Un outil de reporting et de management visuel du projet; Une anticipation des retards potentiels des jalons futurs. Un fichier excel de diagramme temps-temps est disponible sur:
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