03 mar. Un planning: ça sert à quoi? Certains se posent la question de l'utilité de faire un planning qu'ils justifient souvent par: Ça prend du temps: Oui, vous avez raison, et, ça demande de l'organisation et de la rigueur. Il n'est jamais respecté: Au-delà d'un an, un planning a de forte chance de ne pas être respecté – les priorités peuvent changer. Et, comment est gérée votre sous-traitance? Comment s'effectue le management? Comment sont analysés les risques? … On n'y comprend rien: « Trop chargé est ton planning », répondrait Maître Yoda, « Un planning global tu feras avec planning(s) détaillé(s) tu accompagneras ». Un planning est un élément primordial à la réussite d'un projet Voyez le planning comme un guide de montagne – c'est la saison – qui vous montre le chemin de A (existant) vers B (résultat) pendant un temps déterminé. Ce guide définit alors les différentes activités à réaliser pour aller vers B. Il les ordonnance et en contrôle la bonne exécution. Il facilite la communication au sein des équipes et aussi à toutes personnes en droit de suivre la progression des travaux.
Certains salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe, ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché dans l'entreprise. C'est le cas notamment des salariés à temps partiel. Dans ces hypothèses spécifiques, la durée du travail de chaque salarié concerné est décomptée selon les modalités suivantes: quotidiennement: par enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail accomplies - on parle plus communément de pointage des heures de travail; chaque semaine: par récapitulation du nombre d'heures de travail accomplies par chaque salarié. Précision - La durée du travail des salariés en forfait jour est décomptée chaque année en récapitulant le nombre de journées ou demi-journées travaillées par chaque salarié. Existe-t-il un délai pour communiquer un planning de travail? La loi n'impose pas de délai pour communiquer le planning de travail aux salariés. En pratique, un accord ou une convention collective - de branche ou d'entreprise - peut définir un délai minimum de communication du planning de travail.
Quelles sont les étapes à franchir pour atteindre ces résultats? Quels sont les moyens à disposition? Qui sont les intervenants? Y a-t-il des contraintes liées à l'enchaînement des tâches? Si oui, lesquelles? Quels sont les risques? Quelle est la date de fin souhaitée? Quand faudra-t-il démarrer? Quelques bonnes pratiques à retenir: Préciser les tâches primordiales Estimer les délais pour chaque tâche présentée Représenter les points de synchronisation Prendre des marges pour les imprévus (pannes techniques, par exemple) Mettre le planning de travail à jour, de façon régulière Toujours prendre en compte que le risque zéro n'existe pas Le plan de travail peut être hebdomadaire, mensuel ou annuel, cela dépend de chaque entreprise ou organisation. Cet outil est valable pour une durée donnée. Il expose un ensemble de données présentées sous un ordre logique. Toutes les actions proposées doivent alors être mises en place au cours d'un certain délai. Les objectifs doivent également être atteints avant une date limite.
On parle alors de planification. Elle décrit toutes les tâches que comprend le planning de façon chronologique en suivant donc une évolution dans le temps. Ainsi, en prenant en compte cette dimension, on peut classer les tâches en fonction de leur priorité et accorder de l'importance au poste « ressources » qui peut, très bien, être limité. Les autres dimensions du planning Comme nous l'avons vu, un planning se construit du type QQOQCC (qui, quoi, où, quand, comment, combien). Ainsi, nous comprenons qu'en plus de la dimension temporelle, d'autres dimensions sont importantes. Il est donc question aussi bien des objectifs du projet (Quoi), que des ressources (Qui) et la manière d'atteindre les objectifs (Comment). Comment mettre en place la planification Pour réussir une planification qui reflète de façon exhaustive toutes les étapes, il est important de les décomposer en tâches et sous-tâches. Il est primordial aussi, de ne pas oublier de mentionner la durée de réalisation de chaque tâche.
Un exemple de planning de travail efficient vous donne l'occasion de travailler tout en collaborant efficacement avec vos subordonnés et collègues. Astuce n°7: Évitez de procrastiner La procrastination est un fléau qui touche tout le monde. On estime même que 80% à 90% des étudiants en seraient victime! Certaines tâches sont peu plaisantes à réaliser, pourtant elles sont essentielles. Commencez toujours par celles qui sont les plus importantes. Vous en serez débarrassé et vous pourrez passer à quelque chose de plus intéressant plus rapidement. La procrastination est l'ennemi principal d'un planning de travail cohérent. Pour combattre cette tendance, peut-être devriez-vous écrire précisément « Non à la procrastination » sur votre calendrier de travail. Astuce n°8: Regroupez les tâches de même type pour éviter de vous disperser Une autre astuce consiste à concentrer les tâches administratives (tri du courrier physique et électronique par exemple) ou les coups de téléphone sur une période que vous aurez définie: une ou deux fois par jour pour les e-mails, une fois par semaine pour votre courrier personnel, etc.
Plus qu'un simple outil de gestion du temps, votre logiciel de planning vous offrira la possibilité d'intégrer de nombreuses données sur vos salariés afin de simplifier et d'optimiser l'administration des ressources humaines. Par ailleurs, un outil performant pourra facilement s'intégrer à la suite numérique de votre entreprise: certains logiciels de planning permettent l'exportation et la centralisation des données pour une gestion simplifiée. Vous pourrez, par exemple, exporter les informations collectées vers votre logiciel de paie pour améliorer la gestion des salaires: gain de temps garanti! Votre outil vous renseignera en outre sur le taux de productivité de votre organisation, afin que vous puissiez identifier toutes les opportunités d'optimisation et tous les freins rencontrés par vos équipes. Logiciel de planning: comment ça marche? Un logiciel de planning vous offrira une vaste gamme de fonctionnalités, qui peuvent toutefois varier d'un outil à l'autre. Ces fonctionnalités sont spécialement conçues pour vous faire gagner du temps et améliorer la productivité de votre organisation, en couvrant l'ensemble des tâches RH.
Ils pourront vous servir si vous renouvelez des objectifs similaires. Si un objectif est très important, n'hésitez pas à inclure régulièrement des tâches le concernant dans la liste des prochaines actions à réaliser. Les tâches doivent être des actions petites et atteignables, pas plus de 2 heures. Cela maintient la motivation, l'avancée des objectifs et donne une sensation de journée très productive. Si une tâche est supérieure à 2 heures, découpez-la. Certaines tâches ou activités peuvent être liées certaines heures ou dates: inscrivez-les directement dans votre agenda. Télécharger le document Ooreka Priorisez en utilisant le classement suivant: Priorité A, important et urgent, à ce moment-là: à faire. Priorité B, important et non urgent, à ce moment-là: à faire si la priorité A est réalisée. Priorité C, non important et non urgent, à ce moment-là: à faire lorsque les priorités A et B sont réalisées. Faire un plan d'action est long mais vous n'avez pas à vous en occuper tous les jours: Consultez uniquement le haut du plan d'action, les tâches à faire prochainement.
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